Como contratar freelancers e funcionários nos EUA: guia completo

Abrir a LLC é só o começo. Em algum momento, a empresa precisa de gente: um designer para um projeto, um desenvolvedor fixo, um vendedor morando nos EUA. Cada uma dessas pessoas pode entrar como freelancer (o que os americanos chamam de independent contractor) ou como funcionário (employee), e a escolha muda os formulários, os impostos e o risco para a empresa.

Este guia é para brasileiros donos de uma empresa americana, morando no Brasil ou nos EUA, que querem contratar do jeito certo. Você vai entender como o IRS e o Departamento do Trabalho diferenciam freelancer de funcionário, quais formulários usar em cada caso, o que muda quando o prestador mora no Brasil e quando faz sentido usar um Employer of Record (EOR).

Resumo rápido

• Quem decide se a pessoa é freelancer ou funcionário não é o contrato, e sim a relação real de trabalho. O IRS olha controle de comportamento, controle financeiro e tipo de relação.
• Freelancer americano: você pede o Form W-9 e, se pagar US$ 2.000 ou mais no ano (regra para pagamentos a partir de 2026), informa os valores no Form 1099-NEC até 31 de janeiro.
• Freelancer estrangeiro, como alguém no Brasil: ele preenche o Form W-8BEN e entrega para você. O formulário não vai para o IRS.
• Funcionário nos EUA: a empresa precisa de EIN, folha de pagamento com retenção de impostos, Form 941 trimestral, Form 940 anual (FUTA), Form W-2 e o Form I-9 de cada contratado, além dos registros estaduais.
• Um Employer of Record contrata a pessoa no seu lugar e cuida da folha. Custa mais por pessoa, mas evita montar estrutura própria. Deel e Remote anunciam EOR a partir de US$ 599 por funcionário por mês.

Freelancer ou funcionário: como os EUA decidem

Essa é a primeira decisão, e a mais cara de errar. Nos EUA, duas agências olham a questão por ângulos diferentes: o IRS, para impostos, e o Departamento do Trabalho (DOL), para salário mínimo e hora extra.

O teste do IRS (common-law rules)

Na página sobre independent contractor ou employee, o IRS explica que é preciso considerar todas as evidências de controle e independência. Elas se dividem em três grupos:

1. Controle de comportamento. A empresa controla, ou tem o direito de controlar, o que a pessoa faz e como faz? Se ela precisa seguir instruções sobre o modo de trabalhar, isso aponta para funcionário.
2. Controle financeiro. Quem decide como a pessoa é paga, se as despesas são reembolsadas e quem fornece ferramentas e materiais?
3. Tipo de relação. Existe contrato escrito? Há benefícios típicos de empregado, como plano de saúde, previdência ou férias pagas? A relação é contínua? O trabalho é parte central do negócio?

Nenhum fator decide sozinho. O IRS recomenda analisar a relação inteira e documentar os fatores usados na decisão. Se a dúvida continuar, a empresa ou o trabalhador pode pedir uma análise formal pelo Form SS-8. A própria página avisa que a resposta pode levar pelo menos seis meses.

O teste do Departamento do Trabalho (economic reality)

Para o DOL, a pergunta é outra: a pessoa depende economicamente da sua empresa ou tem um negócio próprio? A ficha sobre relação de emprego na FLSA (a lei federal de salário mínimo e hora extra) lista seis fatores:

• chance de lucro ou prejuízo conforme as decisões de gestão da pessoa;
• investimentos feitos pelo trabalhador;
• permanência da relação (projeto com fim definido ou trabalho contínuo);
• natureza e grau de controle sobre horários, preços e supervisão;
• se o trabalho é parte essencial do negócio;
• habilidade e iniciativa de negócio do trabalhador.

O DOL também diz que título do cargo, contrato e formulário fiscal não definem o resultado. A regra atual está em vigor desde 11 de março de 2024, mas está em revisão: o departamento publicou uma proposta de nova regra em fevereiro de 2026. Confira a página antes de decidir um caso difícil.

O que acontece se você classificar errado

Segundo o IRS, se a empresa tratar um funcionário como freelancer sem base razoável, ela pode ser cobrada pelos impostos sobre a folha daquele trabalhador. Do lado trabalhista, a página do DOL sobre classificação incorreta lembra que o trabalhador mal classificado pode deixar de receber salário mínimo e hora extra devidos. Para quem errou no passado, o IRS tem um programa de regularização, o Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952), com alívio parcial dos impostos.

Como contratar um freelancer nos EUA

Se a relação é de fato de prestador independente, o processo é simples. Funciona assim para uma LLC ou corporation americana que contrata alguém que é pessoa americana para fins fiscais (cidadão, residente ou empresa dos EUA).

1. Assine um contrato de prestação de serviços. Descreva o escopo, os prazos, o valor e a propriedade do que for produzido. O contrato não garante a classificação, mas documenta a relação.
2. Peça o Form W-9 antes do primeiro pagamento. O Form W-9 serve para o prestador informar o número fiscal correto (TIN, que pode ser SSN ou EIN) a quem vai precisar enviar uma declaração informativa ao IRS. O formulário fica com você, o pagador.
3. Pague pelo meio que preferir. Transferência bancária, plataforma de pagamentos ou folha de contractors em um software de payroll.
4. Envie o Form 1099-NEC no começo do ano seguinte, se for o caso. O Form 1099-NEC informa remuneração de não empregados. As instruções de 2026 dizem que, para anos fiscais iniciados depois de 2025, o valor mínimo de informe subiu para US$ 2.000, com possível correção pela inflação a partir de 2027. A cópia do prestador e o envio ao IRS vencem em 31 de janeiro.

Como contratar um funcionário nos EUA

Contratar um employee transforma a empresa em empregadora, com obrigações federais e estaduais recorrentes. Veja o caminho em alto nível.

1. Tenha um EIN e confira a autorização de trabalho

O EIN (Employer Identification Number, o “CNPJ” da empresa no IRS) é o ponto de partida. A página do IRS sobre contratação de funcionários lista os passos seguintes: verificar identidade e autorização de trabalho com o Form I-9, registrar nome e SSN do empregado (o IRS diz para não aceitar ITIN no lugar do SSN) e colher o Form W-4 assinado no início do trabalho.

2. Preencha o Form I-9

A página do Form I-9 na USCIS diz que todo empregador dos EUA precisa preencher o formulário para cada pessoa contratada, seja cidadã americana ou não. O funcionário preenche a Seção 1 e apresenta documentos; o empregador examina os documentos e preenche a Seção 2. O I-9 não é enviado à USCIS: a empresa guarda o formulário por três anos após a contratação ou um ano após o desligamento, o que vier depois, e o apresenta se uma autoridade pedir.

3. Monte a folha de pagamento federal

Segundo o IRS, em Understanding employment taxes, o empregador:

• retém o imposto de renda federal do salário com base no Form W-4 do funcionário;
• retém a parte do funcionário de Social Security e Medicare e paga a parte da empresa;
• paga o FUTA (imposto federal de desemprego) com recursos próprios, sem descontar do funcionário;
• deposita esses impostos por transferência eletrônica.

Os principais formulários:

Sobre prazos do 941, o Tax Topic 758 dá o exemplo do primeiro trimestre: vence em 30 de abril. Empregadores com folha pequena, notificados pelo IRS, podem entregar o Form 944 anual no lugar.

Sobre o FUTA, o Tax Topic 759 informa alíquota de 6,0% sobre os primeiros US$ 7.000 pagos a cada funcionário no ano. Quem paga em dia o imposto estadual de desemprego pode ter crédito de até 5,4%, o que leva a alíquota líquida a 0,6%. A obrigação de entregar o Form 940 surge, em regra, quando a empresa paga US$ 1.500 ou mais em salários em algum trimestre ou tem funcionário em 20 semanas diferentes do ano.

4. Cumpra as exigências do estado

Cada estado tem suas regras, e elas variam bastante. O guia de contratação da SBA (a agência federal de pequenas empresas) aponta os itens que costumam aparecer:

• New hire reporting: informar cada novo funcionário ao cadastro estadual, no prazo do estado.
• Seguro-desemprego estadual: o seguro-desemprego é um programa conjunto federal e estadual, e cada estado administra o seu. Em geral, você precisa se registrar na agência estadual de trabalho.
• Retenção estadual: onde há imposto de renda estadual, descobrir quanto reter e quando repassar.
• Workers’ compensation: seguro contra acidentes de trabalho, por seguradora privada, autosseguro ou programa estadual.
• Cartazes obrigatórios: avisos de direitos trabalhistas no local de trabalho; o DOL fornece os federais de graça.

Antes da primeira folha, confira no site da agência de trabalho e da secretaria de fazenda do estado envolvido quais registros são exigidos e em que prazo.

Employer of Record (EOR): o que é e quando usar

Um Employer of Record é uma empresa que se torna a empregadora legal do funcionário no seu lugar. Ela assina o contrato de trabalho, roda a folha, recolhe impostos e oferece os benefícios exigidos. Você define o trabalho do dia a dia e paga ao EOR uma taxa mensal por pessoa, além do custo do salário.

O modelo faz sentido quando você quer contratar alguém como funcionário em um país ou estado onde não quer montar estrutura própria, ou quando a empresa ainda não tem volume para justificar folha, contador trabalhista e registros estaduais.

Dois fornecedores conhecidos, segundo as próprias páginas de preço consultadas em 6 de novembro de 2026:

• Deel: a página de preços da Deel anuncia EOR a partir de US$ 599 por funcionário por mês e gestão de contractors a partir de US$ 49 por prestador por mês. Para funcionários nos EUA, a Deel também oferece um modelo PEO, a partir de US$ 125 por funcionário por mês.
• Remote: a página de preços da Remote anuncia EOR a partir de US$ 599 por funcionário por mês em contratos anuais, em mais de 90 países sem entidade local, e gestão de contractors a partir de US$ 29 por prestador por mês, com pagamento em mais de 190 países.

Os valores são “a partir de” e o custo final depende do país, do plano e dos benefícios. Peça uma proposta antes de decidir.

Freelancer, funcionário ou EOR: comparação

O caso inverso: sua LLC pagando um prestador no Brasil

Esse é o cenário mais comum para quem tem LLC e mora no Brasil: um designer, desenvolvedor ou editor brasileiro presta serviço daqui para a sua empresa americana.

1. Peça o Form W-8BEN. Segundo a página do Form W-8BEN, a pessoa física estrangeira entrega o formulário ao pagador quando ele pede. O W-8BEN não vai para o IRS: fica com você. Se o prestador for uma empresa brasileira (com CNPJ), o formulário é outro, da família W-8 para entidades.
2. Entenda a regra da fonte de renda. O IRS explica, na página sobre fonte de renda de não residentes, que a renda de serviços pessoais tem como fonte o local onde o serviço é prestado. E, segundo a página de retenção na fonte para não residentes, o estrangeiro é tributado nos EUA, em geral, sobre renda de fonte americana. Serviço feito no Brasil, portanto, não é renda de fonte americana pela regra do IRS.
3. Atenção se o serviço for feito nos EUA. A Publication 515 (2026) diz que pagamentos a não residentes por serviços independentes prestados nos EUA sofrem retenção de 30%, salvo acordo de retenção ou isenção por tratado (pedida pelo Form 8233). Um brasileiro que viaja para trabalhar presencialmente para a sua LLC cai nessa regra para os dias trabalhados lá.
4. Pague por um canal que deixe registro. Para escolher como enviar o dinheiro, veja o guia de plataformas para receber dos EUA: as mesmas empresas costumam servir para o lado de quem recebe.

Do lado brasileiro, o prestador declara essa renda segundo as regras da Receita Federal. Essa parte é dele, mas vale combinar com antecedência quem emite o quê.

E se você quiser o brasileiro como funcionário, e não como prestador? Pela Publication 515, o pagamento a um não residente por serviços prestados fora dos EUA não é considerado “wages” para retenção americana. Ou seja, a folha americana não resolve o vínculo de quem trabalha do Brasil. É aqui que um EOR com operação no Brasil costuma entrar.

Erros comuns

• Chamar de freelancer quem trabalha como funcionário. Horário fixo, chefe direto, ferramentas da empresa e trabalho contínuo e central apontam para employee, mesmo com contrato de prestador.
• Pagar sem W-9 ou W-8BEN. Sem o formulário, você não sabe se precisa emitir 1099-NEC ou se o prestador é estrangeiro. Peça antes do primeiro pagamento.
• Usar o limite antigo do 1099-NEC. Para pagamentos a partir de 2026, as instruções do IRS trazem US$ 2.000. Confira a versão do ano.
• Esquecer o estado. A folha federal é só metade. Registro de seguro-desemprego, new hire reporting e workers’ compensation são estaduais.
• Enviar o I-9 ou o W-8BEN para o governo. O I-9 fica arquivado na empresa, e o W-8BEN é entregue ao pagador, não ao IRS.

Perguntas frequentes

Uma LLC de dono estrangeiro pode ter funcionários nos EUA?

Sim. A empresa precisa de EIN, folha de pagamento com retenção de impostos federais, os formulários 941, 940 e W-2 e os registros exigidos pelo estado onde o funcionário trabalha. O funcionário precisa ter autorização de trabalho comprovada no Form I-9 e SSN.

Qual é a diferença entre W-9 e W-8BEN?

O W-9 é usado por pessoas e empresas americanas para informar o número fiscal (SSN ou EIN) a quem paga. O W-8BEN é usado por pessoa física estrangeira para declarar a sua condição de estrangeira a quem paga. Nos dois casos, quem preenche entrega o formulário a quem paga.

Preciso emitir 1099-NEC para um freelancer brasileiro?

O 1099-NEC é usado para informar pagamentos a prestadores americanos. Para o brasileiro que trabalha do Brasil, o documento que você coleta é o W-8BEN, e a renda de serviços prestados fora dos EUA não é de fonte americana pela regra do IRS. Confirme com o seu contador como documentar esses pagamentos na declaração da empresa.

Qual é o valor mínimo para emitir 1099-NEC em 2026?

As instruções do IRS para 2026 dizem que, para anos fiscais iniciados depois de 2025, o valor mínimo de informe passou a US$ 2.000 por prestador no ano, com possível ajuste pela inflação a partir de 2027. O prazo para entregar a cópia ao prestador e enviar ao IRS é 31 de janeiro.

O que é FUTA e quanto custa?

O FUTA é o imposto federal de desemprego, pago só pelo empregador. Segundo o IRS, a alíquota é de 6,0% sobre os primeiros US$ 7.000 pagos a cada funcionário no ano, com crédito de até 5,4% para quem paga em dia o imposto estadual de desemprego. Com o crédito máximo, a alíquota líquida fica em 0,6%.

Quanto custa um Employer of Record?

Depende do fornecedor e do país. Em 6 de novembro de 2026, Deel e Remote anunciavam EOR a partir de US$ 599 por funcionário por mês nas suas páginas de preço. O valor não inclui o salário nem os encargos e benefícios do país de contratação.

Contrato de prestação de serviços basta para provar que a pessoa é freelancer?

Não. Tanto o IRS quanto o Departamento do Trabalho olham a relação real: quem controla o trabalho, quem assume risco financeiro, se a relação é contínua e se o trabalho é central para o negócio. O contrato ajuda a documentar, mas não decide sozinho.

Próximos passos

Antes de contratar, confira se a estrutura da empresa está pronta: o guia sobre como abrir uma LLC nos EUA morando no Brasil cobre EIN e conta bancária. Se o pagamento aos seus prestadores sai da receita de clientes, veja como cobrar em dólar no guia de Stripe para brasileiros com LLC. E, para folha, 1099 e a declaração da empresa, a lista de contadores para LLC de brasileiros ajuda a achar quem conheça os dois lados. Cada contratação tem detalhes próprios: confirme o seu caso com um contador ou advogado nos dois países.